W dniu dzisiejszym chciałbym poinformować że pod adresem www.wezwanie-do-zaplaty.net.pl uruchomiliśmy darmowy generator wezwań do zapłaty. Do wyboru są obecnie cztery wzory wezwań do zapłaty. Począwczy od pierwszego monitu, aż po przedsądowe wezwanie do zapłaty.

Dostępny jest również szablon z informacją o przekazaniu danych do KRD. Generator jest darmowy i bardzo przejrzysty, ponieważ wystarczy wypełnić odpowiednie pola oraz podać swój adres e-mail na który zostanie przesłany wygenerowane wezwnanie w formacie pdf.

Następnie wystarczy jedynie wydrukować i wysłać do niesolidnego kontrahenta. Podkreślam że narzędzie to jest w pełni darmowe. Mam nadzieję że stanie się przydatne. Już niedługo poinformuje o wdrożeniu kolejnych darmowych narzedzi dla przedsiębiorców.

Cały czas oczywiście pracujemy nad naszym oczkiem w głowie czyli systemem do kompleksowego zarzadzania należnościami Vindi ZN. Będziemy informować o postępach.

W dzisiejszym wpisie postaram się zaprezentować wzór drugiego wezwania do zapłaty, które przesyłamy do dłużnika gdy nie poskutkuje przypomnienie o konieczności zapłaty. W takim wezwaniu oprócz informacji o fakturach zamieszczamy również informacje o naszej gotowości do wszczęcia bardziej zdecydowanych działań w celu odzyskania należności

Wrocław, dnia 31 marzec 2012 r.
Ekektrochemia S.A.
50-700 Sosnowiec, ul. Lipowa 85
KRS 000057869, REGON 0345285872
NIP 622-36-30-654

Kefam Sp. z o.o.
ul. Gliniana
60-485 Wrocław

WEZWANIE DO ZAPŁATY

Na podstawie art. 476 Kodeksu cywilnego wzywamy do natychmiastowej zapłaty pozostającej do uregulowania kwoty:

Nr faktury    Data wystawienia    Termin płatności    Kwota należności
16/12/2011    03.12.2011 r.               24.12.2011 r.    13 247,14 zł

 Zapłacono    Ustawowe odsetki    Pozostaje do zapłaty

 3 247,14 zł          74,79 zł                    10 000,00 zł

Powyższą kwotę należy uiścić w ciągu 7 dni od dnia doręczenia niniejszego wezwania na rachunek bankowy nr 43 6587 8754 1010 0876 9887 0000.
Dowód przelewu należy przesłać faksem na numer (32) 342 45 77.
Uchybienie zakreślonemu terminowi spowoduje obciążenie Państwa ustawowymi odsetkami za zwłokę.
Nadto informujemy, iż w przypadku braku zapłaty zmuszeni będziemy do uruchomienia procedury windykacyjnej.

P.S Mam nadzieję że dzisiejszy wpis przyda Ci się drogi czytelniku choć nie ukrywam, że wolałbym aby działania prewencyjne przynosiły skutek i nie było potrzeby wysyłania takich wezwań. W kolejnych wpisach będę zamieszczał  kolejne przykłady wezwań do zapłaty jakie możemy kierować do dłużnika.

W dzisiejszym wpisie opiszę jak sporządzić pierwszy monit czyli przypomnienie o przekroczeniu terminu płatności. Należy pamiętać aby taki monit wysłać najpóźniej kilka – kilkanaście dni po terminie. Szybka reakcja z pewnością zdyscyplinuje kontrahenta w większości przypadków i już w ciągu kilku dni powinniśmy odnotować płatność na naszym koncie. Sporządzając taki monit zalecam nie zamieszczać w nim informacji o możliwych konsekwencjach ponieważ będzie na to miejsce w kolejnym monicie jeżeli ten nie zadziała. W pierwszym monicie powinniśmy jedynie zamieścić: dane dotyczące faktury jak: kwota, termin wystawienia, termin płatności oraz informację o numerze rachunku na który płatność powinna zostać dokonana.

Takie pismo możemy przesłać pocztą tradycyjną ale równie dobrze a dodatkowo taniej i szybciej możemy zrobić do pocztą elektroniczną. Wysyłając monit mailem możemy również załączyć kopie faktury. Poniżej przedstawiam wzór typowego pierwszego monitu jaki powinniśmy przesłać do klienta jeżeli nie zapłacił na czas. Z doświadczenia wiem, że w większości przypadków to poskutkuje o ile wysłane zostanie odpowiednio szybko.

Wzór

Wrocław, dnia 31 marzec 2012 r.
Ekektrochemia S.A.
50-700 Sosnowiec, ul. Lipowa 85
KRS 000057869, REGON 0345285872
NIP 622-36-30-654

Kefam Sp. z o.o.
ul. Gliniana
60-485 Wrocław

PRZYPOMNIENIE

Przypominamy, iż bezskutecznie upłynął termin zapłaty należności stwierdzonych następującymi fakturami:

Nr faktury    Data wystawienia    Termin płatności    Kwota należności    Zapłacono    Pozostaje do zapłaty
16/02/2012    03.02.2012 r.    14.03.2012 r.    3 247,12 zł        3 247,12 zł
46/02/2012    07.02.2012 r.    18.03.2012 r.    8 343,12 zł    5000    3 343,12 zł
Suma: 6590,24

Do dnia sporządzenia niniejszego pisma nie odnotowaliśmy zapłaty należności.
Prosimy o dokonanie wpłaty należności na rachunek bankowy
nr 53 6787 8757 …. …. …. …..
w terminie 7 dni od dnia otrzymania pisma.
W przyszłości oczekujemy terminowego regulowania należności.
W przypadku, gdy wpłata nastąpiła przed doręczeniem niniejszego pisma, prosimy o przesłanie faksem kopii polecenia przelewu.
Podpis

Mam nadzieję że dzisiejszy wpis był dla Ciebie przydatny. W kolejnych postaram się zaprezentować przykłady pism jakie możemy wysyłać jeżeli nie poskutkuje pierwszy monit.

W dzisiejszym wpisie chciałbym zwrócić uwagę na konieczność podejmowania działań prewencyjnych w zarządzaniu należnościami. Przedsiębiorcy bardzo często zaczynają myśleć o swoich należnościach dopiero gdy klient nie zapłaci.

Pozwolę sobie przedstawić pewną statystykę która jest wynikiem moich kilkuletnich doświadczeń w pracy nad należnościami. Statystyka dotyczy skuteczności podejmowanych działań w poszczególnych okresach po przeterminowaniu należności:

<15 dni – 85% skuteczności

16-30 dni – 70% skuteczności

31-60 dni – 40% skuteczności

61-90 dni – 20% skuteczności

91-120 dni – 10% skuteczności

>120 dni – 2-4% skuteczności

Statystyka daje do myślenia, prawda? a pomyśl drogi czytelniku jaka byłaby skuteczność gdybyś przypominał klientowi o konieczności zapłaty w terminie przed terminem płatności?

Dzisiejszym wpisem chciałem zwrócić uwagę na potrzebę monitorowania płatności i wprowadzania działań prewencyjnych dzięki którym możemy znacznie zmniejszyć ryzyko potrzeby skorzystania z usług windykatorów.

Po tygodniowej przerwie wracamy do blogowania. W dzisiejszym wpisie poruszę temat współpracy z firmą windykacyjną. Wiele firm zaczyna myśleć o zarządzaniu należnościami dopiero, gdy klienci przestaną płacić a firma zacznie powoli, ale bardzo systematycznie tracić płynność. Większość przedsiębiorców zaczyna się zastanawiać co zrobić z kontrahentem, który nie płaci bo to że coś trzeba zrobić nie ulega wątpliwości. Niestety bardzo często takie działania ograniczają się do:

1)    Wpisania w google słowa windykacja ewentualnie plus miasto w którym mamy siedzibę my lub dłużnik.
2)    Kontaktu z zaprzyjaźnionym prawnikiem (albo poleconym przez znajomego).

Czyżbyś miał wrażenie, że takie działania nie są Ci obce? Firm zajmujących się windykacją w naszym kraju jest prawie tysiąc (pomijam z premedytacją zwykłe kancelarie prawne, ponieważ i tak pieniędzy nie odzyskują ale to temat na osobny wpis) z czego część to molochy, które obsługują głównie dużych graczy, jest również wiele firm które są malutkie i niech takie pozostaną dla dobra swoich klientów. Zdarza się, że firma windykacyjna oczekuje zapłaty jeszcze przed podjęciem jakichkolwiek działań, ale wtedy już wiemy że do niczego to nas nie doprowadzi, chyba że oferta dotyczy monitoringu płatności ale to już zupełnie inna usługa.

Teraz wypadałoby udzielić jakiejś porady… i tak też się stanie. Najlepszym rozwiązaniem jest zlecić poszukiwanie firmy windykacyjnej specjaliście, komuś kto zna rynek i realia a więc gołym okiem jest w stanie dojrzeć luki w ofercie firmy windykacyjnej. Taka osoba lub firma może również skutecznie kontrolować firmę windykacyjną. Jeśli jeszcze zastanawiasz się gdzie znaleźć taką pomoc to zapraszam do kontaktu.

W dzisiejszym wpisie chciałbym przekazać ważną dla zespołu Vindi Zarządzanie Należnościami wiadomość. A mianowicie chodzi o rozpoczęcie przez nas prac nad programem partnerskim. Do współpracy zapraszamy każdego kto ma możliwość dotarcia do przedsiębiorców w przypadku, których zasadne jest zastosowanie naszych rozwiązań. Postaram się sprecyzować kogo poszukujemy:

1) Dystrybutorów oprogramowania dla firm

2) Biur rachunkowych

3) Każdego kto uważa, że jego klienci mogą skorzystać na współpracy z Nami.

Jako, że będzie to program partnerski nie można nie wspomnieć o przewidywanym wynagrodzeniu jakie będzie otrzymywał nasz partner handlowy. Prowizje planujemy w granicach od 10-30% zależnie od produktu czy usługi. Oczywiście będziemy na blogu informować o postępach prac.

Witam Cię w dzisiejszym wpisie. Dziś będzie nieco luźniej i krócej niż zwykle ale mam Ci drogi czytelniku do przekazania ważną informację. Rozpoczęliśmy realizacje projektu który kołatał się w naszych głowach od pewnego czasu. Projektem tym jest: Vindi Systems.

Będzie to program wspierający efektywne zarządzanie należnościami w firmach. Program będzie miał możliwość integracji niemal z każdym dostępnym na rynku programem sprzedażowym, dzięki czemu zachowana zostanie spójność danych a ich przepływ będzie płynny. Program będzie łączył wiele funkcji.

Na bieżąco będę informował o postępach prac. W tym wpisie chciałbym również prosić o informację czego oczekiwałbyś od programu do zarządzania należnościami? Sugestie proszę wysyłać poprzez formularz kontaktowy. Każda sugestia jest ważna bo przecież ten program powstaje po to by wesprzeć przedsiębiorców w prowadzeniu biznesu.

W dzisiejszym wpisie chciałbym poruszyć ważny temat, który w wielu firmach jest ignorowany, lub w najlepszym wypadku traktowany jedynie jako przykry obowiązek w przypadku spółek. Chodzi o weryfikację stanu należności

Weryfikacja stanu należności polega na sprawdzeniu kompletności, dokładności ich wyliczenia oraz ściągalności. Dokonując takiej weryfikacji, biegły rewident powinien stwierdzić, czy figurujące w księgach rachunkowych i sprawozdaniu finansowym należności nie zawierają kwot przedawnionych lub nieściągalnych oraz jaka jest szansa ich ściągnięcia.

Pojawia się pytanie czy takie działania powinny podejmować jedynie firmy, które mają obowiązek tworzenia sprawozdań finansowych i zatrudniania do takiego celu biegłego rewidenta? Oczywiście nie, weryfikacji stanu należności powinna dokonywać każda firma, która posiada należności w swoim bilansie.

Począwszy od małych firm czy mikro firm, aż po wielkie korporacje. Czynność taka pozwoli nam stworzyć realny plan finansowy opierając go jedynie na należnościach, które faktycznie mamy szanse odzyskać. Już niejednokrotnie spotykałem się z sytuację, gdy klient nie płacił rok albo dwa, a przedsiębiorca cierpliwie czekał.

Jeżeli nie stać nas na usługi specjalisty możemy sami sporządzić taką weryfikację. Powinniśmy zwrócić uwagę na następujące rzeczy:

- należności przedawnione,
- należności nieściągalne,
- pozostałe należności powinniśmy pogrupować według szans na ich odzyskanie oraz czas jaki jest nam na to potrzebny.

Dzisiaj w kolejnym wpisie opisującym narzędzia/metody wspomagające zarządzanie należnościami postaram się przybliżyć zagadnienie struktury wiekowej należności. Monitorowanie struktury należności naszej firmy pozwala w rozeznaniu się jaki tak naprawdę wygląda dyscyplina płatnicza naszych kontrahentów. Struktura wiekowa należności to nic innego jak tabelaryczne zestawienie wszystkich należności z podziałem na okres przeterminowania.

Sporządzając strukturę wiekową należności, trzeba bazować na wewnętrznych zapisach księgowych. W przypadku struktury wiekowej należności bardzo ważne jest, aby sporządzać ją systematycznie w określonych wcześniej dniach tygodnia. Pozwoli to na bieżącą kontrolę należności i pracę na aktualnych danych.

Informacje, jakie firma uzyskuje w wyniku zastosowania struktury wiekowej należności, to przede wszystkim dane na temat ryzyka utraty wpływów. Łatwo odczyta się z niej, jacy klienci mają największy dług i gdzie występują najstarsze przeterminowania w zakresie należności. Dzięki niej komórki odpowiedzialne za windykację uzyskują precyzyjną informację, w przypadku których odbiorców należy zintensyfikować działania.

d73f25ac6688cde6c32afaa8bfc6eb9f

Dziś nadszedł czas na kolejny wpis omawiający narzędzia/wskaźniki wspomagające zarządzanie należnościami a co za tym idzie płynnością w firmie. Wskaźnik należności nieściągalnych czyli wskaźnik najmniej przyjemny dla każdego przedsiębiorcy.

Udział należności nieściągalnych w należnościach ogółem =
należności nieściągalne / należności ogółem × 100 proc.

Udział należności nieściągalnych w sprzedaży ogółem =
należności nieściągalne : przychody ze sprzedaży × 100 proc.

Jeśli wskaźnik należności nieściągalnych jest wysoki, oznacza to, że mamy do czynienia ze zwiększonym ryzykiem kredytowania odbiorców. Wiadomo przecież, że należności nieściągalne w dłuższym okresie obciążają koszty przedsiębiorstwa.

Zbyt wysoki udział należności nieściągalnych w sprzedaży wskazuje na rozmiary sprzedaży straconej. Natomiast spadek udziału należności nieściągalnych w sprzedaży może być wynikiem obniżania należności niepewnych i przenoszenia ich na następne okresy rozliczeniowe.

Jeśli firma zbyt często odmawia sprzedaży z odroczonym terminem płatności tym klientom, którzy nie posiadają grubych portfeli, to oczywiście zminimalizuje straty mogące wyniknąć z niespłaconych kredytów. Równocześnie jednak ponosi stratę z tytułu niezrealizowania potencjalnej sprzedaży i zysku.

Jeśli jednak zbyt często udziela kredytu klientom z pogranicza bankructwa, to naraża się na straty z uwagi na opóźnione regulowanie należności albo ich nieuregulowanie. Najlepiej więc przyjąć politykę równowagi pomiędzy jednym i drugim podejściem, co w praktyce jest jednak zadaniem niezwykle trudnym.

Nowy klient jest przecież szansą na zwiększenie sprzedaży, a więc i zysku, ale może być i źródłem straty, kupując towar na kredyt, którego nigdy nie spłaci. Pamiętajmy jednak, aby koszt pozyskania informacji o kliencie nie był większy niż potencjalny zysk.